Sistem Pengendalian Manajemen

Pengendalian merupakan konsep yang luas yang berlaku untuk manusia, benda, situasi, dan organisasi. Dalam organisasi pengendalian meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian.

Dasar dari proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel, guna mencapai tujuan tertentu. Dalam organisasi , manusia merupakan variabel yang harus diarahkan, dituntun, atau dimotivasi untu mencapa tujuan.

Pengendalian manajemen adalah semua meode, prosedur, dan sarana, termasuk sistem pengendalian manajemen, yang digunakan manajemen untuk memastikan dipatuhinya kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi organisasi.

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen.

Pengendalian manajemen meliputi baik pengendalian formal maupun informal. Di atas proses-proses pengendalian formal, terdapat pengendalian motivasi informal yang mendorong para manajer dan karyawan untuk terus menjaga agar organisasi bergerak maju menuju sasaran yang telah ditetapkan.

Sistem pengendalian informal, yang adakalanya tercermin dalam kebijakan-kebijakan tak tertulis organisasi, merupakan bagian dari budaya pngendalian organisasi. Budaya ini dapat mencakup proses-proses yang tak terucapkan untuk memotivasi para manajer guna mengambil tindakan-tindakan yang dikehendaki, dan mencegah serta memperbaiki aryawan dan unit-unit organisasi dari tindakan-tindakan yang tidak layak.

Proses pengendalian manajemen meliputi tiga tahap : tindakan perencanaan, pelaksanaan tindakan, dan evaluasi tindakan

Ketiga tahap ini terjadi di berbagai tingkat dalam suatu organisasi, dari tingkat manajemen puncak sampai ke unit operasi terkecil.

Pengendalian manajemen mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi, wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan

bahwa organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya.

Pengendalian manajemen adalah alat bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka dan dengan bawahan.

Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sistem untuk mengimplementasikannya.

Pengendalian manajemen diarahkan ke segi yang lebih positif. Pengendalian ini bertujuan mendorong, membantu, dan memotivasi manajer dan karyawan untuk melaksanakan strategi organisasi dan untuk mematuhi kebijakan organisasi dalam pelaksanaan tersebut. Pengendalian manajemen, tidak terlalu menekankan pada pencarian dan perbaikan kesalahan dan ketidak-beresan.

Peran manajemen dalam pengendalian dinamakan pengendalian manajemen, dan sistem yang digunakan untuk melakukan hal ini seperti mengumpulkan dan menganalisis informasi, mengevaluasinya, dan memanfaatkannya bersama sarana-sarana lain untuk mengendalikan kegiatan dinamakan sistem pengendalian manajemen.

Karena fokusnya adalah pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen membutuhkan pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik merupaakan bagian penting dari proses ini.

Pengendalian manajemen menyangkut implementasi strategi. Pengendalian ini banyak memanfaatkan informasi umpan balik. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian variabel-variabel intern. Pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan keseluruhan organisasi.

Teknik-teknik yang digunakan dalam pengendalian manajemen untuk mengevaluasi jarang sekali yang sifatnya presisi, sehingga sukar pula memastikan bahwa kegiatan-kegiatan telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan.

Pengendalian manajemen, yang berorientasi kepada manusia, lebih diarahkan untuk membantu para manajer melaksanakan strategi-strategi organisasi daripada untuk mengoreksi unjuk kerja agar sesuai dengan standar unjuk kerja tertentu.

Dalam pengendalian manajemen, pertimbangan psikologis dominan. Sistem pengendalian manajemen tidak secara langsung atau dengan sendirinya beraksi tanpa intervensi manusia.

Banyak dari informasi dalam suatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas ikhtisar atau kumpulan beberapa transaksi; biaya produksi untuk sebulan, status sekelompok barang sediaan, dan biaya pemeliharaan total.

Pengendalian adalah proses mengarahkan sekumpulan variabel untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendalian merupakan konsep yang luas yang berlaku untuk manusia, benda, situasi, dan organisasi. Dalam organisasi pengendalian meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian. Bagian yang terpenting dari proses ini berbentuk pengendalian manajemen: tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengarahkan orang, mesin, dn fungsi-fungsi guna mencapai tujuan dan sasaran oragnisasi. Untuk kepentingan mengembangkan sistem pengendalian manajemen, kita membedakan pengendalian manajemen dengan kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengendalian lainnya.

Kita akan menggunakan delapan istilah berikut untuk mengantarkan subyek pngendalian manajemen.

1.   Organisasi : Sebuah kelompok manusia yang berinteraksi melakukan berbagai kegiatan secara terkoordinasi sebagai suatu kesatuan tersendiri untuk mencapai cita-cita, misi atau tujuan.

2.   Strategi : Rencana tindakan umum jangka panjang yang mengarahkan perumusan kebijakan dan program-program tindakan organisasi.

3.   Kebijakan : Aturan atau seperangkat aturan umum yang menuntun tindakan-tindakan organisasi.

4.   Pemograman : Pengembangan dan pemilihan program-program yang akan dilaksanakan.

5.   Pengendalian strategi : Semua metode dan analisis yang digunakan untuk memantau, mengevaluasi, dan memodifikasi strategi dalam menyesuaikan kegiatan-kegiatan organisasi dengan kebutuhan untuk bertahan hidup yang ditimbulkan oleh kekuatan-kekuatan luar yang terus-menerus berubah.

6.   Pengendalian organisasi : Mengarahkan sekumpulan variabel (mesin, orang, peralatan) menuju sasaran yang telah ditetapkan.

7.   Pengendalian manajemen : Semua meode, prosedur, dan sarana, termasuk sistem pengendalian manajemen, yang digunakan manajemen untuk memastikan dipatuhinya kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi organisasi.

8.   Sistem pengendalian manajemen : Suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen.

Hal pertama yang perlu dilakukan manajemen membentuk atau mengubah organisasi adalah menentuakan apa yang harus dilakukan oraganisasi dan bagaimana melakukannya. Hasil dari perencanaan strategik ini adalah seperangkat tujuan bagi organisasi dan berbagai strategi untuk mencapai tujuan. Strategi yang dikembangkan meliputi baik kebijakan yang medomani cara bertindak maupun program-program kegiatan umum untuk mencapai tujuan.

Setelah program-program dan kebijakan-kebijakan ini ditetapkan, manajemen membutuhkan cara untuk memastikan bahwa para anggota organisasi melakukan apa yang seharusnya mereka lakukan. Pengendalian adalah proses yang digunakan untuk melakukan hal ini. Ini dapat berupa pengendalian strategi, yang tujuannya adalah memastikan bahwa strategi yang digunakan sudah tepat, dan pengendalian organisasi, yang tujuannya adalah memastikan bahwa para anggota organisasi melakukan apa yang dikehendaki organisasi. Peran manajemen dalam pengendalian dinamakan pengendalian manajemen, dan sistem yang digunakan untuk melakukan hal ini seperti mengumpulkan dan menganalisis informasi, mengevaluasinya, dan memanfaatkannya bersama sarana-sarana lain untuk mengendalikan kegiatan dinamakan sistem pengendalian manajemen.

3.2       Pengantar Situasi Pengendalian

Dasar dari proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel, guna mencapai tujuan tertentu. Dalam organisasi , manusia merupakan variabel yang harus diarahkan, dituntun, atau dimotivasi untu mencapa tujuan. Orang-orang yang melakukan pengarahan disebut manajemen. Sementara manajemen menjalankan fungsi-fungsinya yang lain, fungsi pengendalian manajemen tetap berjalan dalam organisasi. Sistem pengendalian juga digunakan dalam stuasi-stuasi  di  luar  organisasi,  tetapi  setiap  sistem   pengendalian   akan   mempunyai

sediitnya keempat komponen berikut:

1.   Alat pengamatan yang mendeteksi, mengamati dan mengukur, atau menguraikan kegiatan-kegiatan atau fenomena lain yang dikendalikan. Istilah untuk komponen ini adalah observor, etektor, atau sensor.

2.   Alat penilai yang mengevaluasi unjuk kerja dari suatu kegiatan atau organisasi, biasanya berhubungan dengan standar teertentu atau harapan mengenai yang seharusnya, dan mengidentifiasikan kegiatan dan kondisi yang lepas endali. Komponen ini dinamakan evaluator, sensor, atau selektor.

3.   Alat modifikasi perilaku untuk mengubah unjuk kerja jika diperlukan. Komponen ini dinamakan direktor, modifier, atau selektor.

4.   Alat untuk menyebar-luaskan informasi ke alt-alat lain. Komponen ini dinamakanjaringan komunikasi.

3.3       Pengendalian dalam Organisasi

Pemilihan alat-alat detektor, asesor, dan efektornya memerlukan pertimbangan-pertimbangan mengenai kondisi-kondisi berikut sebelum penyusunan sistem pengendalian dilakukan:

1.   Lingkungan, baik eksternal(tingkat dan sifat persaingan, perkembangan dalam industri, kebijakan pemerintah, keadaan sosial dan ekonomi secara umum) maupun internal (dukungan manajemen puncak bagi standar pengendalian, seberapa jauh ketegasan penerapan pengendalian formal di seluruh organisasi, serta macam kegiatan-kegiatan internal), di mana organisasi berada dan beropersi.

2.   Besarnya kecenderungan organisasi, atau bagian-bagiannya, untuk lepas kendali. Kecenderungan ini berkaitan dengan karakter para karyawan, rentang tanggung jawab manajer, struktur organisasi, kualitas kepemimpinan organisasi, tingkat pengetahuan karyawan akan pekerjaannya, sifat proses produksi, kepekaan organisasi terhadap kejadian-kejadian luar, dan sejumlah besar pertimbangan-pertimbangan serupa lainnya.

3.   Kelengkapan sarana dan teknik pengendalian yang tersedia untu mengamati, menilai, dan mengubah berbagai kecenderungan kegagalan organisasi dalam mencapai tujuannya. Ini meliputi alat-alat yang spesifik dan sesuai serta terkoordinasi yang berfungsi sebagai suatu sistem pengendalian bagi keseluruhan organisasi.

Kondisi-kondisi ini, yang dapat dievaluasi dengan sistem pengendalian strategik, akan mempengaruhi macam struktur dan strategi yang digunakan organisasi untuk mencapai tujuannya. Pengendalian organisasi bertujuan mengimplementasikan strategi-strategi ini dengan mengarahkan manusia serta sumber daya lainnya sehingga tujuan organisasi tercapai.

Pengendalian organisasi secara keseluruhan, di pihak lain, jauh lebih rumit daripada contoh-contoh terdahulu. Pengendalian ini membutuhkan sistem pengendalian manajemen, suatu istilah yang menunjukkan bahwa pengendalian organisasi dilakukan melalui manajer-manajer. Beberapa kondisi membuat pengendalian manajemen merupakan sistem pengendalian yang rumit, yaitu:

1.   Organisasi terdiri atas berbagai departemen, divisi, dan kelompok, masing-masing dengan tingkat otonomi tertentu, yang menghendaki agar sistem pengendalian mengkoordinasi, memotivasi, dan memperbaiki kesalahan-kesalahan dan ketiak-beresan sehingga manajer-manajer setiap unit bekerja untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan, bukan tujuan mereka sendiri-sendiri.

2.   Standar yang digunakan untuk menilai unjuk kerja organisasi tidak ditentukan oleh kondisi luar. Sampai batas yang cukup jauh, tujuan organisasi ditentukan oleh pimpinan organisasi. Perencanaan dilakukan dalam menentukan baik tujuan maupun prosesyang harus digunakan organisasi untuk mencspainya. Yang terakhir ini, khususnya, mengaitkan pengendalian dengan perencanaan begitu eratnya sehingga untuk banyak kepentingan keduanya dapat dipandang sebagai satu proses.

3.   Pengendalian manajemen meliputi baik pengendalian formal maupun informal. Di atas proses-proses pengendalian formal, terdapat pengendalian motivasi informal yang mendorong para manajer dan karyawan untuk terus menjaga agar organisasi bergerak maju menuju sasaran yang telah ditetapkan.

Sistem pengendalian informal, yang adakalanya tercermin dalam kebijakan-kebijakan tak tertulis organisasi, merupakan bagian dari budaya pngendalian organisasi. Budaya ini dapat mencakup proses-proses yang tak terucapkan untuk memotivasi para manajer guna mengambil tindakan-tindakan yang dikehendaki, dan mencegah serta memperbaiki aryawan dan unit-unit organisasi dari tindakan-tindakan yang tidak layak.

3.4       Proses Pengendalian

Proses pengendalian manajemen meliputi tiga tahap : tindakan perencanaan, pelaksanaan tindakan, dan evaluasi tindakan. Tahap-tahap ini dapat terjadi sebelum, selama, atau setelah suatu tindakan atau kejadian. Selain itu, ketiga tahap ini terjadi di berbagai tingkat dalam suatu organisasi, dari tingkat manajemen puncak sampai ke unit operasi terkecil.

Tiga macam proses perencanaan dan pengendalian yang digunakan dalam organisasi: pengendalian strategik, manajemen, dan tugas. Pada bagian ini, kita akan membahas perbedaan ketiganya. Tujuannya adalah menetapkan batas-batas sistem pengendalian manajemen dan membedakan sistem-sistem ini dari proses pengendalian manajemen.

  1. Perencanaan dan pengendalian strategik adalah proses memutuskan dan mengevaluasi tujuan organisasi, serta formulasi dan reformulasi strategi-strategi umum yang digunakan dalam mencapai tujuan-tujuan ini. Proses ini menggunakan metode-metode yang berbeda dengan yang digunakan untuk pengendalian manajemendan pengendalian tugas.
  2. Pengendalian manajemen adalah proses yang dilakukan manajemen untuk memastikan bahwa organisasi melaksanakan strategi-strateginya.
  3. Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas-tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Ketiga proses ini tidak dapat dipisahkan secara tegas; yang satu bertumpang tindih dengan yang lain. Strategi merupakan pedoman bagi pengendalian manajemen, dan pengendalian manajemen merupakan pedoman bagi pengendalian tugas.

Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen terutama adalah proses untuk memotivasi dan memberi semangat orang-orang yang melaksanakan kegiatan-kegiatan demi mencapai tujuan organisasi. Ini juga merupakan proses untuk mendeteksi dan mengoreksi kesalahan-kesalahan unjuk kerja yang tidak disengaja serta ketidak beresan yang disengaja, seperti pencurian ataupun penyalah-gunaan sumber daya.

Proses. Pengendalian manajemen mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi, wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya.

Manajer. Pengendalian manajemen adalah alat bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka dan dengan bawahan. Ini adalah proses yang berorientasi kepada manusia. Manajer-manajer ini merupakan titik fokus dalam pengendalian manajemen. Mereka menyusun rencana untuk mengimplementasikan strategi dan mencapai tujuan, dan merekalah orang-orang yang harus mempengaruhi orang lain dan yang unjuk kerjanya diukur. Pejabat-pejabat staf organisasi mengumpulkan, menyarikan, dan menyajikan informasi yang berguna dalam proses ini, dan mereka membuat perhitungan-perhitungan yang menerjemahkan pertimbangan-pertimbangan manajemen ke dalam format sistem.

Karena fokusnya adalah pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen membutuhkan pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik merupaakan bagian penting dari proses ini.

Tujuan. Tujuan-tujuan organisasi ditetapkan sebelum proses perencanaan strategik. Tujuan-tujuan ini biasanya tidak dikaitkan dengan waktu dan tidak mengenal batas waktu, meskipun informasi yang diperoleh selama proses pengendalian strategik dapat menyebabkan terjadinya perubahan tujuan. Setelah tujuan organisasi ditetapkan, proses perencanaan strategik dapat digunakan untuk mengembangkan strategi-strategi dalam bentuk cara mencapai tujuan.

Efisiensi dan efektivitas. Pengendalian manajemen memanfaatkan pengendalian tugas untuk memastikan unjuk kerja yang efektif dan efisien di tingkat tugas. Efektivitas diartikan sebagai kemmpuan suatu unit untuk mencapai tujuan yang diinginkan, sedangkan efisiensi menggambarkan berapa banyak masukan yang diperlukan untuk menghasilkan satu unit keluaran tertentu. Unit organisasi yang paling efisien adalah unit yang dapat menghasilkan sejumlah keluaran terbanyak denagn masukan yang tersedia.

Efektivitas selalu berkaitan dengan tujuan organisasi. Efisiensi sendiri belum tentu terkait dengan tujuan tertentu. Unit organisasi yang efisien adalah unit yang melakukan apapun dengan penggunaan sumber daya minimal; tetapi jika yang dilakukannya – keluarannya – tidak mencapai tujuan organisasi, unit tersebut tidak efektif.

Manajer-manajer senior menggunakan sistem pengendalian manajemen untuk mendeteksi situasi-situasi lepas kendali, bila operasi organisasi tidak efisien atau tidak efektif, dan untuk meyakinkan diri sendiri bahwa organisasi telah melaksanakan strateginya secara efektif dan efisien. Proses pemastian ini penting bagi manajer terutama karena, ketika mereka bertindak sebagai manajer, mereka tidak mengerjakan pekerjaan itu sendiri. Fungsi mereka adalah memastikan bahwa pekerjaan telah dilakukan oleh orang lain; dan bila mereka tidak dapat mengamati pekerjaan yang edang dilakukan orang lain itu, mereka memerlukan pemastian dari sistem pengendalian manajemen bahwa pekerjaan tersebut memang sedang dilaksanakan.

Karakteristik dari sistem pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen meliputi baik tindakan-tindakan untuk menuntun dan memotivasi usaha guna mencapai tujuan organisasi maupun tindakan-tindakan untuk mengoreksi unjuk kerja yang tidak efektif dan tidak efisien.

Sistem pengendalian manajemen yang berbeda diperlukan untuk situasi yang berbeda, tetapi semuanya mempunyai karakteristik berikut:

1.   Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan pusat-pusat tanggung jawab. Program adalah kegiatan-kegiatan yang menyangkut produk, lini produk, riset, dan pengembangan, atau kegiatan-kegiatan serupa yang dilakukan organisasi untuk mencapai tujuannya. Pusat pertanggung jawab unit organisasi yang dipimpin seorang manajer yang bertanggung jawab.

2.   Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen terdiri atas dua macam; (a) data terencana dalam bentuk program, anggaran, dan standar, dan (b) data aktual mengenai apa yang telah atau sedang terjadi, baik di dalam maupun diluar organisasi.

3.   Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organisasi total dalam arti bahwa sistem ini mencakup semua aspek dari operasi organisasi. Fungsinya adalah membantu manajemen menjaga keseimbangan semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkoordinasi.

4.   Sistem pengendalian manajemen biasanya berkaitan erat dengan struktur keuangan, di mana sumber daya dan kegiatan-kegiatan organisasi dinyatakan dalam satuan moneter.

5.   Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.

6.   Sistem pengendalian manajemen adalah sistem yang terpadu dan terkoordinasi di mana data yang terkumpul untuk berbagai kegunaan dipadukan untuk saling dibandingkan setiap saat pada setiap unit organisasi.

Perencanaan dan Pengendalian Strategik

Pengendalian manajemen menyangkut implementasi strategi. Pengendalian strategik mengacu pada pemeliharaan kondisi lingkungan dari strategi. Kedua jenis pengendalian ini banyak memanfaatkan informasi umpan balik, tetapi informasi umpan balik pada pengendalian strategik digunakan untuk mengevaluasi latar belakang dari strategi-strategi sedang berjalan serta asumsi-asumsi lingkungan yang menjadi dasar perumusan-ulang strategi. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian variabel-variabel intern, sedangkan pengendalian strategik seringkali mengurusi perubahan-perubahan pada variabel-variabel ekstern terhadap mana organisasi harus menyesuaikan diri. Sejauh variabel-variabel ektern dapat dikendalikan oleh organisasi, perbedaan antara metode pengendalian strategi dan metode pengendalian manajemen cenderung memudar. Namun, kedua jenis pengendalian ini harus dipandang sebagai dua fungsi yang terpisah agar kemampuan-kemampuan manjerial yang berbeda dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya.

Perencanaan strategik adalah proses untuk merumuskan kegiatan-kegiatan jangka panjang yang mencakup baik penetapan tujuan maupun kebijakan  pengarah  dan  strategi

untuk mencapai tujuan tersebut.

Sekali keputusan dan rumusan perencanaan strategik ditetapkan, pengendalian manajemen bertugas memastikan agar kebijakan dan strategi ini dilaksanakan. Bila organisasi bekerja sesuai dengan arahan kebijakan dan strategi tersebut, organisasi dikatakan “terkendali” Bila tidak, dikatakan “lepas kendali”.

Perbedaan antara pengendalian manajemen dengan perencanaan dan pengendalian strategik. Perencanaan strategik mendahului proses pengendalian manajemen. Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sitem untuk mengimplementasikannya. Pengendalian strategik biasanya mendahului tetapi mungkin juga mengikuti proses pengendalian manajemen jika tujuan organisasi tidak tercapai, meskipun strategi telah dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Proses perencanan strategik pada dasrnya bersifat tidak reguler, sedangkan pengendalian manjemen merupakan proses yang cukup sistematik dan kontinu.

Kebanyakan informasi untuk pengendalian manajemen dikembangkan secara internal dalam bentuk tindakan-tindakan ekonomis dan psikologis yang dapat digunakan untuk menyemangati, menuntun, dan mengoreksi tindakan-tindakan para manajer.

Proses pengendalian manajemen dan proses perencanaan strategik cenderung bertumpang-tindih sewaktu-waktu, tetapi macam alat analisis yang digunakan, macam pemikiran yang diperlukan, dan sumber informasi yang digunakan berbeda dan perlu secara jelas dibedakan.

Pengendalian Tugas

Pengendalian tugas diartikan sebagai pengendalian secara rinci prosedur-prosedur pekerjaan individual. Sistem ini terdiri dari tiga bagian yang saling berkaitan.

  1. Identifikasi titik-titik kegiatan di bidang-bidang seperti penjadwalan, tingkat sediaan, dan tugas-tugas lain di mana penyimpangan dari rencana mungkin terjadi. Ini akan bergantung pada tingkat risiko penyimpangan dan biaya untuk melaksanakan pengendalian tugas.
  2. Pemilihan teknik dan metode pengendalian yang sesuai untuk setiap bidang, titik, atau kegiatan yang teridentifikasi untuk mencegah atau memperbaiki penyimpangan dari rencana. Teknik dari metode yang berbeda digunakan untuk situasi yang berbeda.
  3. Peninjuan yang terus menerus untuk memastikan bahwa sistem cukup memdai untuk pengendalian dan bahwa para karyawan tidak mengabaikan sistem pengendalian ini.

Setiap kegiatan dalam proses melaksanakan suatu tugas merupakan titik pengendalian yang mugkin untuk mengevaluasi unjuk kerja pelaksanaan tugas tersebut.

Perbedaan antara pengendalian manajemen dan pengendalian tugas

Pengendalian manajemen dan pengendalian tugas mempunyai beberapa kesamaan. Keduanya membutuhkan lingkungan pengendalian internal yang mendukung kerjasama, efisiensi, kompetensi, kejujuran, dan kepercayaan terhadap organisasi. Kekakuan yang dibutuhkan keduanya bervariasi bergantung pada ketidak-pastian internal dan kemungkinan penyimpangan dari tujuan organisasi. Keduanya membutuhkan penggunaan alat dan teknik pengendalian yang berbeda sesuai dengan lingkungan dan ketidak-pastian yang dihadapi organisasi.

Perbedaan dari keduanya yaitu; pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan keseluruhan organisasi sedangkan tiap-tiap prosedur pengendalian tugas dirancang khusus untuk kebutuhan suatu unit dalam organisasi. Pengendalian manajemen bertolak dari strategi, sedangkan pengendalian tugas bertolak dari seperangkat prosedur dan aturan.

Teknik-teknik yang digunakan dalam pengendalian manajemen untuk mengevaluasi jarang sekali yang sifatnya presisi, sehingga sukar pula memastikan bahwa kegiatan-kegiatan telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan.

Pengendalian manajemen, yang berorientasi kepada manusia, lebih diarahkan untuk membantu para manajer melaksanakan strategi-strategi organisasi daripada untuk mengoreksi unjuk kerja agar sesuai dengan standar unjuk kerja tertentu.

Pengendalian manajemen terutama mengendaliakan manusia, pengendalian tugas terutama mengendalikan benda. Dalam pengendalian manajemen, pertimbangan psikologis dominan. Sistem pengendalian manajemen tidak secara langsung atau dengan sendirinya beraksi tanpa intervensi manusia.

Sistem pengendalian manajemen formal biasanya disusun sesuai dengan strukturu keuangan dan  menggunakan  ukuran-ukuran  keuangan  untuk  pengendalian,  sedangkan

pengendalian tugas seringkali tidak menggunakan satuan uang.

Banyak dari informasi dalam suatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas ikhtisar  atau   kumpulan   beberapa   transaksi;   biaya   produksi   untuk   sebulan,  status

sekelompok barang sediaan, dan biaya pemeliharaan total.

Keberhasilan proses pengendalian manajemen bergantung pada kualifikasi para manajer; namun demikian, pemilihan, penempatan, dan promosi personil, yang biasanya berada di luar sistem pengendalian manajemen formal, digunakan untuk memastikan bahwa hanya manajer-manajer yang memiliki kemampuan pertimbangan yang baik, pengetahuan yang memadai, dan kemampuan untuk mempengaruhi orang lainlah yang mendapat tanggung jawab untuk menuntun dan mengarahkan organisasi menuju sasarannya.

Perbedaan antara pengendalian manajemen dan pengendalian akuntasi intern

Gagasan mengenai pegendalian akuntansi intern untuk laporan-laporan akuntansi publik telah digunakan selama bertahun-tahun dalam organisasi-organisasi usaha. Cakupan kegiatannya dan jumlah orang yang dilihat telah semakin besar di tahun-tahun terakhir karena pengendalian ini telah pula digunakan oleh beberapa organisasi sebagai pengganti pengendalian manajemen. Sekarang, auditor intern telah merupakan bagian dari proses pengendalian yang digunakan oleh organisasi-organisasi besar. Secara tradisional, sistem pengendalian akuntansi menekankan pada tindakan-tindakan untuk mencegah kesalahan dan ketidak beresan.

Pengendalian manajemen diarahkan ke segi yang lebih positif. Pengendalian ini bertujuan mendorong, membantu, dan memotivasi manajer dan karyawan untuk melaksanakan strategi organisasi dan untuk mematuhi kebijakan organisasi dalam pelaksanaan tersebut. Pengendalian manajemen, tidak terlalu menekankan pada pencarian dan perbaikan kesalahan dan ketidak-beresan.

Auditor intern membantu usaha-usaha untuk mengembangkan dan memadukan pengendalian akuntansi dengan perencanaan manajemen sampai pengendlian akuntansi dan auditing terintegrasi sebagai bagian dari proses pengendalian manajemen. Untuk melakukan ini mungkin diperlukan auditor ektern guna mengaudit bukan hanya kesesuaian dengan standar akuntansi, melainkan juga efisiensi dan efektivitas perencanaan, pengkoordinasian, dan unjuk kerja organisasi. Usaha lainnya juga telah dilakukan untuk menyesuaikan pengendalian akuntansi intern dengan pengendalian tugas.

3.5       Tinjauan Sistem Pengendalian Manajemen

Struktur

Struktur pengendalian manajemen dipusatkan pada berbagai macam pusat tanggung jawab. Pusat tanggung jawab adalah suatu unit organisasi yang dikepalai oleh seorang manajer yang bertanggung jawab. Pusat-pusat ini dikelompokan berdasarkan sejauh mana masukan dan keluaran yang menjadi tanggung jawab manajer pusat diukur dalam satuan moneter.

Proses

Mayoritas proses pengendalian manajemen melibatkan komunikasi dan interaksi informal di kalangan manajer dan karyawan. Komunikasi informal terjadi melalui memo, rapat, percakapan, bahkan melalui isyarat-isyarat seperti ekspresi wajah. Walaupun kegiatan informal ini sangat penting dalam pengendalian manajemen, sulit untuk diuraikan secara sistematis. Disamping pengendalian informal, kebanyakan perusahaan mempunyai sistem pengendalian formal, yang meliputi tahap-tahap pemograman, penganggaran, operasi dan pengukuran, serta pelaporan dan analisis, yang saling berkaitan.

Pemograman. Pemograman adalah proses memilih program spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program-program ini yang merupakan hasil dari proses pemograman memperlihatkan, mana, kapan, dan berapa banyak sumber daya akan digunakan untuk tiap-tiap program. Program menunjukkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan organisasi dalam rangka pelaksanaan strateginya. Pada perusahaan yang berorientasi kepada laba, setiap produk atau lini produk adalah program. Kegiatan riset dan pengembangan mungkin juga merupakan program. Inti dari suatu program adalah seperangkat  tindakan  yang  menuju  kepada  produksi  atau  distribusi  keluaran  berupa

barang atau jasa dengan menggunakan sumber daya dari satu atau lebih unit organisasi.

Penganggaran. Anggaran operasi suatu organisasi merupakan rencana tindakannya, biasanya dinyatakan dalam satuan uang, untuk periode tertentu, biasanya satu tahun. Dalam proses penganggaran, anggaran umumnya, disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi dan departemen, yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departemen. Sebagai bagian dari proses ini, masing-masing program diterjemahkan ke dalam kegiatan-kegiatanyang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dari setiap pusat tanggung jawab untuk periode tersebut. Tiap-tiap manajer bertugas melaksanakan suatu program atau sebagian program. Walaupun alat pelaksanaan strategi pada mulanya dikembangkan sebagai program-program, dalam proses penganggaran program-program ini diterjemahkan ke dalam bentuk tugas-tugas pusat tanggung jawab. Proses penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan ajang negosiasi antara manajer pusat tanggung jawab dengan atasannya untuk menetukan apa yang akan dilakukan manajer dan dengan cara bagaimana. Hasil akhir dari negosiasi ini adalah pernyataan yang telah disahkan mengenai pendapatan dan pengeluaran yang diharapkan selama tahun anggaran untuk setiap pusat tanggung jawab dan untuk organisasi secara keseluruhan.

Operasi dan pengukuran. Selama periode operasi aktual, dilakukan pencatatan tentang sumber daya yang secara aktual digunakan, dinyatakan dalam bentuk biaya, serta mengenai pendapatan yang secara aktual diperoleh. Catatan ini sudah sangat terstruktur sehingga data biaya dan pendapatan terkelompok baik menurut program maupun menurut pusat tanggung jawab. Data yang dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur unjuk kerja atau prestasi manajer pusat tanggung jawab. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual dilaporkan dengan cara sedemikian hingga dapat dibandingkan langsung dengan cara seperti yang tertuang dalam anggaran.

Pelaporan dan analisis. Sistem pengendalian manajemen berfungsi sebagai alat komunikasi. Informasi yang dikomunikasikan terdiri atas data akuntansi dan non-akuntansi, dihasilkan baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Informasi ini membuat manajer mengetahui apa yang sedang terjadi guna memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh berbagai pusat tanggung jawab yang terpisah-pisah terkoordinasi dengan baik.

About these ads

7 gagasan untuk “Sistem Pengendalian Manajemen

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s